ENTENDENDO O ESOCIAL

Toda empresa que contratar algum prestador de serviço (seja pessoa física ou jurídica) e possua alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária está obrigada a enviar informações através do eSocial.

Produção – Ambiente destinado para processamento e apuração das informações do empregador que produz todos os efeitos jurídicos.
Produção restrita – Ambiente de teste no qual as informações do empregador não serão validadas com os sistemas externos e não vão produzir efeitos jurídicos.

As empresas devem adquirir ou desenvolver seus programas de gestão de pessoal que estejam preparados para transferir os arquivos de eventos por meio de Web Service. Até o momento, a gestão dos trabalhadores através do site do eSocial só é possível para o empregador doméstico, até que seja disponibilizado a aplicação de contingência.

Mesmo que a empresa tenha feito testes no ambiente de produção restrita, a transmissão dos seus eventos para o ambiente de produção deve ser executada. Nenhum evento transmitido na produção restrita possui validade jurídica, nem será transferido para o ambiente de produção pelo sistema.

O início da obrigatoriedade do eSocial (e EFD-Reinf) para os órgãos públicos é no dia 1º de janeiro de 2019, independente do regime jurídico dos seus trabalhadores (celetistas ou estatutários), para a Administração Direta e Pessoas Jurídicas de Direito Público da Administração Indireta (autarquias e fundações públicas de direito público).

É importante ressaltar que as empresas públicas, sociedades de economia mista e fundações públicas de direito privado, que são pessoas jurídicas de direito privado, vão seguir o cronograma baseado no seu faturamento.

CONFIGURAÇÕES E PARAMETRIZAÇÕES

Qualificação Cadastral

Objetivo: Identificar possíveis divergências entre os cadastros internos das empresas, o Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) e o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) para não comprometer o cadastramento inicial nem a admissão de trabalhadores no eSocial.
Módulo: NGFolha
Rotina: eSocial > Validação eSocial > Consulta Qualificação Cadastral

Saneamento de Dados

Objetivo: Identificar informações não preenchidas ou possíveis correções necessárias nos registros inseridos no sistema.
Módulo: NGFolha
Rotina: eSocial > Validação eSocial > Saneamento de Dados;

Parametrização dos dados de Integração e Certificado Digital

Objetivo: Identificar informações não preenchidas ou possíveis correções necessárias nas informações cadastradas no sistema.
Módulo: NGeSocial
Rotina: Processos > Configurações – Onde vão ser preenchidas as informações do Certificado Digital e acionado a Integração do NGFolha com o NGeSocial

Carga Inicial

Objetivo: Geração das informações de cadastros e tabelas que vão alimentar o ambiente eSocial para que os eventos periódicos e não periódicos sejam enviados depois.
Módulo: NGFolha
Rotina: eSocial > Carga Inicial

A configuração será realizada no módulo NGeSocial, através do preenchimento das informações na rotina Configuração, onde vão ser solicitadas as informações:

Tipo de Certificado – Opção para informar o tipo de certificado digital que será utilizado na transmissão dos eventos do eSocial, podendo ser do Tipo A1 ou A3.
Senha – Opção para informar a senha do certificado digital.
Tipo de Ambiente – Opção onde será definido o ambiente utilizado no eSocial, podendo ser Produção Restrita (utilizado para realização de testes) ou Produção (utilizado para geração das informações oficiais).
NGAdvisor – E-mail de Alerta – Opção onde será cadastrado o email de alerta sobre a proximidade da data de vencimento do certificado.
Habilitar Integração NGFolha/NGeSocial – Ao marcar esta opção, as informações do módulo NGFolha vão trabalhar de forma integrada com o módulo NGeSocial.
Remover Empregador da Base de Dados da Produção Restrita – Opção para remover todos os dados do Ambiente Nacional do eSocial, inclusive as informações de integração nos módulos NGFolha e NGeSocial (só está disponível para o ambiente de Produção Restrita)
Remover os dados de integração referente a Produção Restrita – Opção para os dados de integração somente nos módulos NGFolha e NGeSocial (só está disponível para o ambiente de Produção Restrita)

CERTIFICADO DIGITAL

O Certificado Digital é uma assinatura com validade jurídica que garante as transações eletrônicas e outros serviços realizados pela Internet. Essa assinatura permite que empresas e pessoas físicas sejam identificadas digitalmente de qualquer lugar do mundo e de forma segura.

Ele possui o nome, um número público que é exclusivo (chamada de chave pública) e outras informações que comprovam e identificam o seu dono para o sistema. As principais utilizações de Certificado Digital para empresas são:

  • Assinar e enviar documentos através da internet;
  • Assinar NFe, CTe e MDFe;
  • Enviar declarações de Imposto de Renda para a Receita Federal;
  • Acessar sites seguros;
  • Realizar transações bancárias;
  • Assinar escriturações fiscais e contábeis.

Tipo A1: É gerado e armazenado no computador do proprietário, dispensando o uso de cartões inteligentes ou tokens. Tem validade de 1 ano. Tipo A3: é igual ao A1, mas fica disponível em token ou cartão, podendo ser utilizado em qualquer computador. Tem validade de 3 anos.

No eSocial, os certificados serão exigidos em dois momentos diferentes:

Na transmissão das informações: Antes de iniciar a transmissão de solicitações para o sistema do eSocial, o seu Certificado Digital é utilizado para garantir a segurança do tráfego das informações na Internet. Para que um certificado seja aceito na função de transmissor de solicitações, ele deve ser do tipo e-CPF (e-PF) ou e-CNPJ (e-PJ).

Na assinatura dos documentos: Para os empregadores pessoas jurídicas, os eventos podem ser gerados por qualquer estabelecimento da empresa ou seu procurador, mas o Certificado Digital deve pertencer a matriz, ao representante legal da organização ou ao procurador/substabelecido, autorizado através de procuração eletrônica e não-eletrônica. Para os empregadores pessoas físicas, os eventos devem ser gerados pelo próprio empregador ou seu procurador, assinados por meio de Certificado Digital.
Os certificados digitais usados no eSocial devem estar habilitados para a função de assinatura digital.

A visualização do registro de seu certificado pode ser feita na Barra de Ferramentas do browser da Internet:

  • No Internet Explorer, entre no menu Ferramentas > Opções da Internet > Conteúdo > Certificados > Pessoal. Lá vai aparecer o nome da pessoa.
  • No Firefox, entre no menu Opções > Avançado > Ver Certificados > seus Certificados.
  • No Chrome, entre no menu Configurações > HTTPS/SSL > Gerenciar certificados > Pessoal.

Os requisitos são:

  • Sistema operacional compatível: Windows;
  • Java: versão 1.7.0.45 com nível de segurança configurado para médio;
  • Navegadores homologados:
    • Internet Explorer, versão 9.0 ou superior;
    • Firefox, versão 24.0 ou superior;
    • Google Chrome versão 30.0. ou superior

Para que o Certificado Digital funcione e valide suas operações, é necessário que as cadeias de certificação estejam instaladas. Sem elas, é praticamente impossível a funcionalidade do certificado.

As cadeias garantem o correto funcionamento do Certificado Digital e são extremamente necessárias para que não aconteçam erros e problemas na hora da emissão de documentos.

Para verificar as cadeias:

No Internet Explorer:

  • Entre no menu Ferramentas e depois Opções da Internet;
  • Exclua os arquivos temporários e os cookies;
  • Clique em conteúdo e depois em Certificados;
  • Se o Certificado Digital não aparecer, significa que o computador não está reconhecendo o certificado. É possível que seja problema na leitora de cartão ou, no caso de certificado do tipo A1, ele pode não ter sido instalado. Neste caso, reinstale a leitora ou seu Certificado Digital, seguindo as informações fornecidas pela autoridade certificadora;
  • Caso o certificado apareça, escolha o certificado e clicar em Exibir para que os dados do certificado sejam exibidos na tela;
  • Clique na aba “Caminhos de Certificação” para saber se o Status do Certificado é válido. Nesse momento, será exibida toda a cadeia de certificação. Se houver algum “X” ou “?” em um dos certificados, significa que a cadeia de certificação precisa ser novamente instalada;
  • Para instalar a cadeia de certificação, acessar o site da autoridade certificadora, siga as orientações para baixar os certificados e reinstale
  • Caso o Status do certificado seja “Válido”, significa que ele está instalado corretamente.

No Chrome:

  • Entre no menu Configurações e depois Gerenciar certificados;
  • Exclua os Arquivos temporários e os cookies;
  • Se o Certificado Digital não aparecer, significa que o computador não está reconhecendo o certificado. É possível que seja problema na leitora de cartão ou, no caso de certificado do tipo A1, ele pode não ter sido instalado. Neste caso, reinstale a leitora ou seu certificado digital, seguindo as informações fornecidas pela autoridade certificadora;
  • Caso o certificado apareça, escolha o certificado e clicar em Exibir para que os dados do certificado sejam exibidos na tela;
  • Clicar na aba “Caminhos de Certificação” para saber se o Status do Certificado é válido. Nesse momento, será exibida toda a cadeia de certificação. Se houver algum “X” ou “?” em um dos certificados, significa que a cadeia de certificação precisa ser novamente instalada;
  • Para instalar a cadeia de certificação, acesse o site da autoridade certificadora, siga as orientações para baixar os certificados e reinstale;
  • Caso o Status do certificado seja “Válido”, significa que ele está instalado corretamente.

No Firefox:

  • Entre no menu Opções e depois Avançado;
  • Exclua os Arquivos temporários e os cookies;
  • Clique em Certificados, Ver certificados;
  • Se o Certificado Digital não aparecer, significa que o computador não está reconhecendo o certificado. É possível que seja problema na leitora de cartão ou, no caso de certificado do tipo A1, ele pode não ter sido instalado. Neste caso, reinstale a leitora ou seu certificado digital, seguindo as informações fornecidas pela autoridade certificadora;
  • Caso o certificado apareça, escolha o certificado e clique em Ver (X) para que os dados do certificado sejam exibidos na tela;
  • Se houver algum “X” ou “?” em um dos certificados, significa que a cadeia de certificação precisa ser novamente instalada;
  • Para instalar a cadeia de certificação, acesse o site da autoridade certificadora, siga as orientações para baixar os certificados e reinstale;
  • Caso o Status do certificado seja “Válido”, significa que ele está instalado corretamente.
  • Acesse o site da Receita Federal
  • Digite a senha do Certificado para acessar a área restrita do E-CAC da Receita Federal;
  • Se não conseguir acessar, significa que, embora instalado, o certificado não está funcionando corretamente.
  • Verifique:
    • Se o certificado foi revogado;
    • Se a data/hora do computador está correta;
    • Se a senha foi digitada corretamente;
    • Se necessário, entre em contato com a autoridade certificadora que lhe forneceu o certificado e peça suporte;
    • Caso consiga acessar, significa que o certificado está funcionando corretamente.

Os certificados aceitos pelo eSocial são dos tipos e-CNPJ ou e-CPF. É permitido o uso de procuração eletrônica.

QUALIFICAÇÃO CADASTRAL

Tem como objetivo identificar possíveis divergências entre os cadastros internos das empresas, o Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) e o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) para não comprometer o cadastramento inicial nem a admissão de trabalhadores no eSocial.

Pode ser realizada de duas formas:
On-line – Permite a consulta simultânea de até dez trabalhadores através do Portal do eSocial.: http://portal.esocial.gov.br/institucional/consulta-qualificacao-cadastral Em Lote – Permite a consulta simultânea de milhares de trabalhadores (10 MB – 120 a 140 mil registros). O acesso só pode ser realizado por meio de Certificado Digital. O retorno será disponibilizado em até 48 horas.

Ambas as opções podem ser realizadas através do módulo NGFolha, acessando a rotina e-Social > Validação e-social > Consulta Qualificação Cadastral.

Após a realização da qualificação cadastral, vão ser apresentadas mensagens referentes às orientações de correções. Estas orientações vão detalhar os procedimentos necessários para acabar com as inconsistências encontradas.

Não será necessário efetuar a qualificação cadastral para estagiários. O eSocial exige somente a validação do CPF.

Na opção de Qualificação Cadastral Online não é necessário a utilização de Certificado Digital. Porém o certificado será obrigatório na opção Qualificação Cadastral Em Lote.

SANEAMENTO DE DADOS

O objetivo é identificar informações não preenchidas ou possíveis correções necessárias nos registros inseridos no sistema.

Esse processo consiste na realização da Qualificação Cadastral. Além disso, considerando que o eSocial é composto por vários eventos declaratórios e outras tantas informações que vão ser enviadas ao Governo, é necessário que os dados como endereço de residência, estado civil, horários, cargos e outros estejam devidamente atualizados.

Após enviar as informações para o módulo NGeSocial, é possível conferir as informações antes de efetuar o envio para o Ambiente Nacional do eSocial.

EVENTOS DE TABELA, EVENTOS NÃO-PERIÓDICOS, EVENTOS PERIÓDICOS

Através do módulo NGeSocial é possível consultar todos os eventos que estão com o status “Sucesso” através da rotina “Transmitir Eventos”. Esta rotina permite consultar todas as informações que foram transmitidas, possibilitando a visualização do número dos recibos.

A consulta das informações também poderá ser visualizada através do eSocial Web.

Sim. A transmissão dos arquivos do eSocial deve obedecer a seguinte ordem:
1) Envio dos Eventos Iniciais e de tabelas: estes eventos vão ser enviados somente no início das transmissões. Depois disso, eles vão ser enviados somente para inclusões ou alterações;
2) Envio dos Eventos não-periódicos, na medida em que ocorrerem;
3) Envio dos Eventos periódicos: aqueles relacionados na folha de pagamento.

Dentro de cada evento, na aba “Integração eSocial“, utilizando a opção Exclusão.

No evento S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social, referente ao mês 11 vão ser apresentadas as informações referentes aos demonstrativos de pagamento do adiantamento de 13º salário e da folha mensal referente ao mês 11.

Deve ser utilizada a opção Remover Empregador da Base de Dados da Produção Restrita na rotina Configurações do módulo NGeSocial. Ela vai remover todos os dados do Ambiente Nacional do eSocial, inclusive as informações de integração nos módulos NGFolha e NGeSocial (só está disponível para o ambiente de Produção Restrita).