O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um novo sistema de registro para facilitar a administração das informações sobre os trabalhadores, criado pelo Governo Federal.

Através desse sistema, os empregadores vão comunicar informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas de forma eletrônica e unificada, como: vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

Impactos
nas empresas

Na prática, as empresas vão ter que enviar informações periódicas e não periódicas, como admissões, férias e rescisões, para o eSocial. Como você sabe, todos esses dados já são registrados atualmente em algum meio, como papel e outras plataformas online. Mas, com esse novo sistema, o caminho será único: tudo vai ser enviado através do eSocial exclusivamente para um Ambiente Nacional Virtual.

Além de simplificar os processos - o projeto vai substituir 15 obrigações atuais! -, garantindo maior produtividade para quem é responsável por enviar as informações, o eSocial vai subsidiar a geração de guias de recolhimentos do FGTS e outros tributos. Isso vai diminuir erros nos cálculos que ainda acontecem na geração desses documentos atualmente.

  • Maior segurança jurídica
  • Registro imediato de novas informações
  • Integração de processos
  • Disponibilização imediata dos dados aos órgãos envolvidos

Impacto nas contabilidades

A mudança na rotina das empresas vai atingir diretamente as atividades dos escritórios de contabilidade, que vão passar a depender bastante do comportamento dos seus clientes para cumprir as novas obrigações.

Enquanto as empresas adequam seus sistemas para a implantação do eSocial, você, que é contador, vai ter que atender às demandas desse novo cenário. É nesse momento que aumentam as outras possibilidades para o seu negócio: consultoria, treinamento de equipes, organização de novos processos e revisão de honorários, por exemplo!

Cronograma

A implantação do eSocial está sendo feita em quatro etapas: a partir de janeiro de 2018, ele começou para as empresas que tiveram o faturamento anual acima de R$ 78 milhões no ano de 2016 (identificadas como 1º grupo). Para demais entidades empresariais (identificadas como 2º grupo), a obrigatoriedade começou em julho desse ano. Já para os empregadores pessoa física, empresas optantes pelo Simples Nacional, produtores rurais pessoa física e entidades sem fins lucrativos (identificados como 3º grupo), o eSocial começa a partir de janeiro de 2019. O último e 4º grupo será dos órgãos públicos e oganizações internacionais que só começaram em 2020.

Confira o calendário neste post que preparamos para você!

Cadastros do empregador e tabelas Jan 2018 Jul 2018 Jan 2019 Jan 2020
Dados dos trabalhadores e vínculos (eventos não periódicos) Mar 2018 Out 2018 Abr 2019 2020
Resolução específica
Folha de pagamento Mai 2018 Jan 2019 Jul 2019 2020
Resolução específica
Substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias Ago 2018 Abr 2019 Out 2019 2020
Instrução normativa específica
Substituição da GFIP para recolhimento de FGTS Nov 2018 Abr 2019 Out 2019 -
Dados de segurança e saúde do trabalhador Jul 2019 Jan 2020 Jul 2020 Jan 2021

O que muda no dia a dia

O eSocial veio para transformar a rotina das empresas! Muitas vezes as organizações deixavam de produzir e enviar determinados documentos obrigatórios e, como o governo não tinha mecanismos eficientes de controle, muitas dessas irregularidades acabavam passando despercebidas. Isso facilitava a sonegação fiscal e o desrespeito a diversos direitos trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores.

Com o eSocial, isso não vai mais acontecer! Principalmente porque ele exige o envio imediato das informações e, assim, o governo vai ter mecanismos eficazes para saber se as empresas estão cumprindo as obrigações. Além disso, não vai ser possível prestar informações incorretas ou incompletas, pois o sistema faz o cruzamento de dados.

Toda essa nova realidade vai exigir uma grande mudança da postura dos setores de Recursos Humanos: as empresas vão ter que estar atentas aos prazos e não poderão procrastinar o cumprimento das obrigações!

Admissões
e demissões
[+]
Folha de
pagamento
[+]
Jornada de
trabalho
[+]
Mudanças
salariais e no
contrato de
trabalho
[+]

O que fazer para facilitar a
implementação do eSocial?

Separamos algumas dicas para você se preparar para essa nova obrigação. Confira!

Organize sua equipe! Separe o preenchimento do eSocial em grupos:

• eventos periódicos;
• eventos não periódicos;
• eventos iniciais e de tabela;
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) Web.

Treine os seus colaboradores para operar o novo sistema

Para se adaptar ao novo sistema, é preciso que o seu escritório esteja preparado e estruturado para lidar bem com ele. Antes mesmo de ser implementado, o eSocial vai exigir uma mudança cultural dos negócios, começando pelo setor de recursos humanos, além da adequação tecnológica e cadastral.

Mantenha a documentação em dia

O eSocial é um projeto conjunto da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e do Ministério do Trabalho (MTb). Assim, com todos eles acessando as informações enviadas e com o cruzamento de dados, a fiscalização se torna muito mais eficiente e intensa.

Por isso, informe ao seu cliente sobre a importância da organização e esteja em dia com a documentação! Lembre-se que o lançamento de dados deve ser quase que instantâneo. Além disso, use a função de saneamento de dados do seu sistema para verificar se as informações estão preenchidas de forma correta.

Se adapte a essa nova cultura!

Assim como foi com o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o eSocial traz muitas alterações na maneira como lidamos com algumas rotinas no dia a dia. Como toda mudança, ele tem pontos positivos e negativos. Mas lembre-se, estamos aqui para te apoiar. Então, se tiver alguma dúvida entre em contato com a gente!

Como se adequar às
novas exigências?

Qualificação cadastral

Uma das exigências do eSocial é o recebimento dos dados cadastrais dos colaboradores sem erros.
Por isso, tome cuidado com a capacitação da pessoa responsável pelo cadastro!

Planejamento e Comunicação

É hora de planejar! Planeje a implementação do eSocial em seu escritório e converse com toda a sua equipe.

Legislação
trabalhista

O eSocial não traz novas regras trabalhistas, ele apenas passa a exigir que leis já existentes sejam colocadas em prática de forma eficiente. Por isso, é muito importante que você esteja por dentro delas. Se quiser saber mais, confira este ebook que preparamos sobre a reforma trabalhista!

Verificação do cadastro de rubricas

É comum fazer vários lançamentos, como horas extras, comissões, faltas, descanso semanal remunerado, salário família e etc na folha de pagamento. Como você sabe, esses eventos são as rubricas da folha. No eSocial, existe uma tabela padrão de rubricas - você vai associar as suas rubricas com as do sistema.

Quais passos devo seguir para
cumprir o eSocial?

Devido ao número elevado de mudanças que o eSocial traz para as empresas - além da alta quantidade de documentações que devem ser entregues -, você precisa seguir alguns passos para cumprir a obrigação! Todos eles são muito importantes para que você não estoure prazos e não acumule trabalho no escritório.

Vamos te informar agora por onde você deve começar antes mesmo de pensar em transmitir o eSocial. Vamos lá!

Saneamento de
Dados
[+]
Qualificação
Cadastral
[+]
Certificado
Digital
[+]
Carga
inicial
[+]

Se tiver alguma dúvida, criamos um FAQ com as
principais perguntas que recebemos.