O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um novo sistema de registro para facilitar a administração das informações sobre os trabalhadores, criado pelo Governo Federal.

Através desse sistema, os empregadores vão comunicar informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas de forma eletrônica e unificada, como: vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

Impactos
nas empresas

Na prática, as empresas vão ter que enviar informações periódicas e não periódicas, como admissões, férias e rescisões, para o eSocial. Como você sabe, todos esses dados já são registrados atualmente em algum meio, como papel e outras plataformas online. Mas, com esse novo sistema, o caminho será único: tudo vai ser enviado através do eSocial exclusivamente para um Ambiente Nacional Virtual.

Além de simplificar os processos - o projeto vai substituir 15 obrigações atuais! -, garantindo maior produtividade para quem é responsável por enviar as informações, o eSocial vai subsidiar a geração de guias de recolhimentos do FGTS e outros tributos. Isso vai diminuir erros nos cálculos que ainda acontecem na geração desses documentos atualmente.

  • Maior segurança jurídica
  • Registro imediato de novas informações
  • Integração de processos
  • Disponibilização imediata dos dados aos órgãos envolvidos

Impacto nas contabilidades

A mudança na rotina das empresas vai atingir diretamente as atividades dos escritórios de contabilidade, que vão passar a depender bastante do comportamento dos seus clientes para cumprir as novas obrigações.

Enquanto as empresas adequam seus sistemas para a implantação do eSocial, você, que é contador, vai ter que atender às demandas desse novo cenário. É nesse momento que aumentam as outras possibilidades para o seu negócio: consultoria, treinamento de equipes, organização de novos processos e revisão de honorários, por exemplo!

Cronograma

A implantação do eSocial será feita em três etapas: a partir de janeiro de 2018, ele é obrigatório para as empresas que tiveram o faturamento anual acima de R$ 78 milhões no ano de 2016. Para os outros empreendimentos privados, a obrigatoriedade começa em julho de 2018 e, por fim, os órgãos públicos entram para o sistema em janeiro de 2019. Confira o calendário neste post que preparamos para você!

Cadastros do
empregador e tabelas
Jan 2018 Jul 2018 Jan 2019
Dados dos trabalhadores
e seus vínculos com as
empresas (eventos não
periódicos)
Mar 2018 Out 2018 Mar 2019
Folha de pagamento Mai 2018 Nov 2018 Mai 2019
Substituição da Guia de
Informações à Previdência
Social (GFIP)
Jul 2018 Jan 2019 Jul 2019
Dados de segurança e
saúde do trabalhador
Jan 2019 Jan 2019 Jul 2019

O que muda no dia a dia

O eSocial veio para transformar a rotina das empresas! Muitas vezes as organizações deixavam de produzir e enviar determinados documentos obrigatórios e, como o governo não tinha mecanismos eficientes de controle, muitas dessas irregularidades acabavam passando despercebidas. Isso facilitava a sonegação fiscal e o desrespeito a diversos direitos trabalhistas e previdenciários dos trabalhadores.

Com o eSocial, isso não vai mais acontecer! Principalmente porque ele exige o envio imediato das informações e, assim, o governo vai ter mecanismos eficazes para saber se as empresas estão cumprindo as obrigações. Além disso, não vai ser possível prestar informações incorretas ou incompletas, pois o sistema faz o cruzamento de dados.

Toda essa nova realidade vai exigir uma grande mudança da postura dos setores de Recursos Humanos: as empresas vão ter que estar atentas aos prazos e não poderão procrastinar o cumprimento das obrigações!

Admissões
e demissões
[+]
Folha de
pagamento
[+]
Jornada de
trabalho
[+]
Mudanças
salariais e no
contrato de
trabalho
[+]

O que fazer para facilitar a
implementação do eSocial?

Separamos algumas dicas para você se preparar para essa nova obrigação. Confira!

Organize sua equipe! Separe o preenchimento do eSocial em grupos:

• eventos periódicos;
• eventos não periódicos;
• eventos iniciais e de tabela;
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) Web.

Treine os seus colaboradores para operar o novo sistema

Para se adaptar ao novo sistema, é preciso que o seu escritório esteja preparado e estruturado para lidar bem com ele. Antes mesmo de ser implementado, o eSocial vai exigir uma mudança cultural dos negócios, começando pelo setor de recursos humanos, além da adequação tecnológica e cadastral.

Mantenha a documentação em dia

O eSocial é um projeto conjunto da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), da Caixa Econômica Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e do Ministério do Trabalho (MTb). Assim, com todos eles acessando as informações enviadas e com o cruzamento de dados, a fiscalização se torna muito mais eficiente e intensa.

Por isso, informe ao seu cliente sobre a importância da organização e esteja em dia com a documentação! Lembre-se que o lançamento de dados deve ser quase que instantâneo. Além disso, use a função de saneamento de dados do seu sistema para verificar se as informações estão preenchidas de forma correta.

Se adapte a essa nova cultura!

Assim como foi com o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o eSocial traz muitas alterações na maneira como lidamos com algumas rotinas no dia a dia. Como toda mudança, ele tem pontos positivos e negativos. Mas lembre-se, estamos aqui para te apoiar. Então, se tiver alguma dúvida entre em contato com a gente!

Como se adequar às
novas exigências?

Qualificação cadastral

Uma das exigências do eSocial é o recebimento dos dados cadastrais dos colaboradores sem erros.
Por isso, tome cuidado com a capacitação da pessoa responsável pelo cadastro!

Planejamento e Comunicação

É hora de planejar! Planeje a implementação do eSocial em seu escritório e converse com toda a sua equipe.

Legislação
trabalhista

O eSocial não traz novas regras trabalhistas, ele apenas passa a exigir que leis já existentes sejam colocadas em prática de forma eficiente. Por isso, é muito importante que você esteja por dentro delas. Se quiser saber mais, confira este ebook que preparamos sobre a reforma trabalhista!

Verificação do cadastro de rubricas

É comum fazer vários lançamentos, como horas extras, comissões, faltas, descanso semanal remunerado, salário família e etc na folha de pagamento. Como você sabe, esses eventos são as rubricas da folha. No eSocial, existe uma tabela padrão de rubricas - você vai associar as suas rubricas com as do sistema.

Quais passos devo seguir para
cumprir o eSocial?

Devido ao número elevado de mudanças que o eSocial traz para as empresas - além da alta quantidade de documentações que devem ser entregues -, você precisa seguir alguns passos para cumprir a obrigação! Todos eles são muito importantes para que você não estoure prazos e não acumule trabalho no escritório.

Vamos te informar agora por onde você deve começar antes mesmo de pensar em transmitir o eSocial. Vamos lá!

Saneamento de
Dados
[+]
Qualificação
Cadastral
[+]
Certificado
Digital
[+]
Carga
inicial
[+]

Se tiver alguma dúvida, criamos um FAQ com as
principais perguntas que recebemos.